Wer schreibt, der bleibt, das gilt auch für Ihre Mahnungen. Von Gesetzes wegen
brauchen Sie eigentlich keine Mahnungen, um an Ihr Geld zu kommen. Auch ohne
Mahnung gerät Ihr Kunde in Verzug, wenn Sie in Ihrer Rechnung eine Frist
gesetzt haben.
Das gilt rechtlich
Entspricht Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen und enthält ein konkretes Lieferdatum, fiele – theoretisch zumindest – sogar ohne zusätzliche Mahnung automatisch der gesetzliche Verzugszins an.
Der liegt für den unternehmerischen Geschäftsverkehr bei 9 % über dem Basiszins, der bis 30. Juni 2015 bei -0,83 Prozent liegt. Die Verzugszinsen berechnen sich so:
- für Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB): Basiszinssatz
aktuell -0,83 Prozent plus 5 Prozentpunkte = 4,17 % Verzugszinsen
- für einen grundpfandrechtlich gesicherten
Verbraucherdarlehensvertrag (§ 497 Abs. 1 BGB): Basiszinssatz aktuell -0,83
Prozent plus 2,5 Prozentpunkte = 1,67 % Verzugszinsen
- für den unternehmerischen Geschäftsverkehr (§ 288 Abs.
2 BGB): Basiszinssatz aktuell -0,83 % plus 9 Prozentpunkte = 8,17 Prozent
Verzugszinsen
Aber: Zu empfehlen ist das nicht.
Ihr Kunde kann Ihnen dann allzu leicht mit Ausreden kommen
Ohne Mahnung stehen Sie dumm da, wenn Sie ein Vollstreckungsverfahren in Gang setzen und Ihr Schuldner vor Gericht sofort Ihre Forderung anerkennt mit dem Hinweis: „Ich weiß gar nicht, warum hier gleich das Gericht bemüht wurde. Eine Mahnung als kleine Erinnerung hätte doch wohl auch gereicht!“
Sie wären dann zwar vielleicht im Recht, das Gericht würde Ihnen als Kläger aber womöglich trotzdem die Kosten der gerichtlichen Geltendmachung auferlegen – mit genau der Begründung, die gerichtliche Geltendmachung gar nicht nötig gewesen sei, weil ja eine Mahnung den gleichen Effekt gehabt hätte.
Daher sollten Sie auf Nummer sicher bei Ihrem Forderungsmanagement gehen und immer noch mal mahnen.
Mit der schriftlichen Mahnung gehen Sie auf Nummer sicher
Verschicken Sie zunächst eine schriftliche Mahnung. Bei Kunden, mit denen Sie eng zusammenarbeiten und die Sie als zuverlässig kennen, reicht meist ein Anruf oder eine E-Mail – da sollten Sie auf Ihr Bauchgefühl hören. Im Zweifel gehen Sie besser mit der schriftlichen Mahnung auf Nummer sicher.
Reagiert Ihr Kunde nicht, fragen Sie telefonisch nach, warum keine Reaktion erfolgt ist. Der Vorteil: Sie können so schnell herausfinden, ob es sich um einen hartnäckigen Zahlungsverweigerer handelt (bei dem Sie keine 2. oder 3. Mahnung mehr versenden, sondern gleich die gerichtliche Geltendmachung in Gang setzen), oder um einen Kunden, der sich in Zahlungsschwierigkeiten befindet. Mit diesem können Sie dann z. B. eine Ratenzahlungsvereinbarung treffen.
Das gehört in jedem Fall in Ihre Mahnung
Bei Mahnungen müssen Sie keine spezielle Form beachten. In jedem Fall enthalten sollte Sie allerdings
Aber: Zu empfehlen ist das nicht.
Ihr Kunde kann Ihnen dann allzu leicht mit Ausreden kommen
Ohne Mahnung stehen Sie dumm da, wenn Sie ein Vollstreckungsverfahren in Gang setzen und Ihr Schuldner vor Gericht sofort Ihre Forderung anerkennt mit dem Hinweis: „Ich weiß gar nicht, warum hier gleich das Gericht bemüht wurde. Eine Mahnung als kleine Erinnerung hätte doch wohl auch gereicht!“
Sie wären dann zwar vielleicht im Recht, das Gericht würde Ihnen als Kläger aber womöglich trotzdem die Kosten der gerichtlichen Geltendmachung auferlegen – mit genau der Begründung, die gerichtliche Geltendmachung gar nicht nötig gewesen sei, weil ja eine Mahnung den gleichen Effekt gehabt hätte.
Daher sollten Sie auf Nummer sicher bei Ihrem Forderungsmanagement gehen und immer noch mal mahnen.
Mit der schriftlichen Mahnung gehen Sie auf Nummer sicher
Verschicken Sie zunächst eine schriftliche Mahnung. Bei Kunden, mit denen Sie eng zusammenarbeiten und die Sie als zuverlässig kennen, reicht meist ein Anruf oder eine E-Mail – da sollten Sie auf Ihr Bauchgefühl hören. Im Zweifel gehen Sie besser mit der schriftlichen Mahnung auf Nummer sicher.
Reagiert Ihr Kunde nicht, fragen Sie telefonisch nach, warum keine Reaktion erfolgt ist. Der Vorteil: Sie können so schnell herausfinden, ob es sich um einen hartnäckigen Zahlungsverweigerer handelt (bei dem Sie keine 2. oder 3. Mahnung mehr versenden, sondern gleich die gerichtliche Geltendmachung in Gang setzen), oder um einen Kunden, der sich in Zahlungsschwierigkeiten befindet. Mit diesem können Sie dann z. B. eine Ratenzahlungsvereinbarung treffen.
Das gehört in jedem Fall in Ihre Mahnung
Bei Mahnungen müssen Sie keine spezielle Form beachten. In jedem Fall enthalten sollte Sie allerdings
- Datum und
- Nummer der Rechnung sowie des Lieferscheins und
- die Fälligkeit
beinhalten. Dies dient der Eindeutigkeit und schafft dem Schuldner Klarheit darüber, welcher einzelne Rechnungsposten vom Gläubiger angemahnt wird.
Mit Gott zum Gruß?
Anders als bei einer Rechnung, die Sie auch gar nicht unterschreiben sollten, weil Ihnen das rasch als „erhalten“-Beleg ausgelegt werden kann, können Sie unter eine Mahnung durchaus eine Grußformel setzen. Wenn Sie wollen, dürfen Sie Ihre Mahnungen ja sogar reimen.
Doch was, wenn Sie sich über den nicht zahlenden Kunden so ärgern, dass Ihnen die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ widerstrebt?
Es gibt zwar formale Regeln für die Geschäftskorrespondenz, zu der auch eine Mahnung gehört. Diese sind in der DIN 5008 festgelegt. Sie sind jedoch nicht gezwungen, sich an diese Regeln zu halten. Wenn Ihnen das Wort „freundlich“ bei einer Mahnung zu verbindlich ist, können Sie auch durchaus z. B. schreiben: „Mit bestem Gruß“ oder nur „Gruß“.
Tipp: Sie können die Grußformel auch weglassen und einfach nur Ihre Unterschrift unter den letzten Satz platzieren.
Achtung: Die Grußformel „Hochachtungsvoll“ gilt heute als veraltet. Zumindest diesen Ausdruck sollten Sie nicht mehr verwenden. Auch „Gott zum Gruß“ dürfte als skurril wahrgenommen werden – das wollen Sie in einer Mahnung sicher nicht.
beinhalten. Dies dient der Eindeutigkeit und schafft dem Schuldner Klarheit darüber, welcher einzelne Rechnungsposten vom Gläubiger angemahnt wird.
Mit Gott zum Gruß?
Anders als bei einer Rechnung, die Sie auch gar nicht unterschreiben sollten, weil Ihnen das rasch als „erhalten“-Beleg ausgelegt werden kann, können Sie unter eine Mahnung durchaus eine Grußformel setzen. Wenn Sie wollen, dürfen Sie Ihre Mahnungen ja sogar reimen.
Doch was, wenn Sie sich über den nicht zahlenden Kunden so ärgern, dass Ihnen die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ widerstrebt?
Es gibt zwar formale Regeln für die Geschäftskorrespondenz, zu der auch eine Mahnung gehört. Diese sind in der DIN 5008 festgelegt. Sie sind jedoch nicht gezwungen, sich an diese Regeln zu halten. Wenn Ihnen das Wort „freundlich“ bei einer Mahnung zu verbindlich ist, können Sie auch durchaus z. B. schreiben: „Mit bestem Gruß“ oder nur „Gruß“.
Tipp: Sie können die Grußformel auch weglassen und einfach nur Ihre Unterschrift unter den letzten Satz platzieren.
Achtung: Die Grußformel „Hochachtungsvoll“ gilt heute als veraltet. Zumindest diesen Ausdruck sollten Sie nicht mehr verwenden. Auch „Gott zum Gruß“ dürfte als skurril wahrgenommen werden – das wollen Sie in einer Mahnung sicher nicht.
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