Beschäftigt Ihr Unternehmen Studenten als Praktikanten, gibt es wiederum zahlreiche Varianten: gegen Entgelt oder ohne Entlohnung, ein vorgeschriebenes oder ein freiwilliges Praktikum. Nur wenn Sie von vornherein sorgfältig unterscheiden, bleibt die Beschäftigung betriebsprüfungssicher.
Erfolgt die Beschäftigung eines Praktikanten im Rahmen der universitären Ausbildung, zahlt Ihr Unternehmen bei bestimmten Praktika keine Sozialversicherungsbeiträge, auch wenn der Praktikant ein Entgelt erhält. Ihr Unternehmen darf mit dem Studenten sogar vereinbaren, dass dieser keine Vergütung während seines Praktikums erhält. Dann muss allerdings die Ausbildung sichtbar im Vordergrund stehen. Das wird beispielsweise dadurch deutlich, dass der Praktikant bestimmte Stationen im Unternehmen durchläuft.
Ist die Durchführung des Praktikums Voraussetzung für den Abschluss des entsprechenden Ausbildungsgangs, so ist das BBiG nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 BBiG auf das Rechtsverhältnis nicht anwendbar. Auf die strengen Vorgaben, die für ein Einarbeitungspraktikum gelten, brauchen Sie hier also nicht zu achten.
Achtung: Unterscheiden Sie Werkstudenten von Praktikanten
Viele Arbeitgeber setzen in den Semesterferien gerne Studenten ein. Um Sozialversicherungsbeiträge zu sparen, wird das Ganze dann häufig als Praktikum bezeichnet, obwohl der Student nur arbeitet, ohne ausgebildet zu werden. Ein Betriebsprüfer wird das Vorgehen allerdings beanstanden: Echte studentische Praktikanten müssen in Ihrem Unternehmen ausgebildet werden. Werkstudenten/-studentinnen werden dagegen als Aushilfen oder Mitarbeiter beschäftigt und sind arbeitsrechtlich normale Arbeitnehmer eines Betriebs – gleichgültig, ob sie befristet und/oder in Teilzeit im Betrieb beschäftigt sind.
Beschäftigt Ihr Unternehmen einen Studenten wie einen Arbeitnehmer, bezeichnet und bezahlt ihn aber als Praktikanten, kann der Student sich auch nachträglich noch ein angemessenes Entgelt einklagen. Auch Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge müssen dann entsprechend nachgezahlt werden.
Beachten Sie diese Rechte für Praktikanten
Auch studentische Praktikanten haben Arbeitnehmerrechte. Da sie in der Regel vollständig in die Unternehmensabläufe integriert sind, haben sie sogar alle Ansprüche, die die übrigen Beschäftigten Ihres Unternehmens auch haben. Für Sie als Entgeltabrechner sind insbesondere die folgenden Punkte wichtig:
Arbeitsvertrag
Für die Beschäftigung von Praktikanten sollte Ihr Unternehmen immer einen schriftlichen Arbeitsvertrag verwenden. Grundsätzlich ist der Arbeitsvertrag mit einem Praktikanten wie mit allen anderen Arbeitnehmern auch formlos, d. h. mündlich, möglich. Dies ist aber schon allein wegen der schwierigen Feststellung der Sozialversicherungspflicht nicht empfehlenswert. Beschäftigt Ihr Unternehmen Praktikanten sozialversicherungsfrei und müssen Sie hierfür im Rahmen einer Prüfung Belege vorlegen, sollten Sie auch eine entsprechende Vereinbarung vorweisen können.
Achtung: Ist der Praktikant bei Vertragsabschluss noch minderjährig, ist für den Abschluss eines Praktikantenvertrags die Zustimmung der gesetzlichen Vertreter (wenn vorhanden, beide Elternteile) nötig.
Urlaub
Praktikanten haben grundsätzlich nach dem Bundesurlaubsgesetzes Anspruch auf Erholungsurlaub. Sind Praktikanten noch keine 18 Jahre alt, sind sie noch jugendlich und haben einen höheren Urlaubsanspruch nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz. Konnte ein Praktikant seinen Urlaub bis zum Ende seiner Beschäftigung nicht nehmen, ist Ihr Unternehmen verpflichtet, den Urlaub abzugelten.
Entgeltfortzahlung
Studentische Praktikanten haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach den üblichen Regeln
Kündigung
Für studentische Praktikanten und Praktikantinnen, mit denen ein Arbeitsverhältnis vereinbart wurde, gelten die üblichen Kündigungsregelungen für Arbeitnehmer. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.
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