Das Jahr ist fast um – welche Akten dürfen Sie jetzt vernichten?

Sie kennen sicher alle die Aufbewahrungsfristen von Akten. Nur zu welchem Zeitpunkt dürfen Sie diese vernichten?

Die Antwort: Grundsätzlich beginnen Aufbewahrungsfristen erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem

- der Jahresabschluss gefertigt wurde,

- Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden und

- die letzte Eintragung in ein Handelsbuch gemacht wurde

Als Beispiel:
Sie hatten eine Rechnung vom 27. Dezember 2011 erst am 3. Januar 2012 erhalten. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also erst im Jahr 2012 und läuft dann 10 Jahre. Sie dürfen die Rechnung also frühestens am 1. Januar 2023 vernichten.
Achten Sie vor allem auch auf die Fristverlängerung für schwebende Verfahren.
Grundsätzlich dürfen Sie Handelsbriefe nach 6 Jahren vernichten: Also am 1. Januar 2017 die Briefe, die aus dem Jahr 2010 stammen. Falls Sie jedoch gegen einen Steuerbescheid aus dem Jahr 2010 Einspruch eingelegt hatten und die Angelegenheit noch nicht rechtskräftig abgeschlossen ist, „schwebt“ das Verfahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt in diesem Fall erst mit dem rechtskräftigen Abschluss der Angelegenheit zu laufen. Also dann, wenn Sie oder die Behörde gegen eine Entscheidung keinerlei Einspruch, Klage, Berufung oder Revision mehr einlegen können.