Wichtiger denn je: Datenschutz bei Initiativbewerbungen.

Wie schön, wenn sich jemand spontan bei Ihnen bewirbt. Doch damit bekommen Sie auf einmal einen Haufen Daten an die Hand. Doch für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten ist stets eine passende Rechtsgrundlage notwendig (§ 4 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)). In erster Linie finden sich Rechtsgrundlagen in gesetzlichen Bestimmungen, die eine Verarbeitung der Daten vorschreiben oder erlauben.

Als Rechtsgrundlage kommt zunächst die Einwilligung des Betroffenen in Betracht. Zwar ist es grundsätzlich eine Wirksamkeitsanforderung der Einwilligung, dass diese schriftlich erklärt werden muss. Allerdings kann auch eine andere Form angemessen sein.

Bei einer Initiativbewerbung können Sie argumentieren, dass mit dem Zurverfügungstellung der Daten der Wille des Bewerbers zum Ausdruck kommt, dass die betreffenden personenbezogenen Daten durch das Unternehmen für den Zweck der Stellenbesetzung verarbeitet oder genutzt werden dürfen.

Achtung: Ihr Unternehmen besteht aus mehreren Gesellschaften?

Geht aus der Bewerbung nicht klar hervor, dass der Bewerber auch mit einer Weitergabe seiner Informationen an andere Rechtseinheiten der Unternehmensgruppe einverstanden ist, darf dies nicht einfach als vermuteter Wille hineininterpretiert werden. Die Einwilligung beschränkt sich auf das Unternehmen, das die Einwilligung erhalten hat. Vielmehr muss der Bewerber vor einer Weitergabe gefragt werden, ob er mit einer Weitergabe an eine andere Gesellschaft innerhalb der Unternehmensgruppe einverstanden ist.

Ferner: Bei den von Bewerbern im Rahmen der Initiativbewerbung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten handelt es sich um Beschäftigtendaten, denn auch Bewerber zählen zu den Beschäftigten im Sinne des § 3 Abs. 11 Nr. 7 BDSG. Selbst wenn Sie dann die einschlägige Rechtsgrundlage zum Umgang mit Beschäftigtendaten prüfen, kommen Sie schlussendlich ebenfalls zu dem Ergebnis, dass man den Bewerber vor der Weitergabe der Daten fragen muss. Denn:

Zunächst hat sich der Bewerber bei einem bestimmten Unternehmen beworben. Dieses kann auf Basis des § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG die personenbezogenen Daten verarbeiten. Schließlich ist dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, sprich unerlässlich. Nicht erforderlich ist es jedoch, dass die Daten an andere Gesellschaften weitergegeben werden. Auch im Zusammenhang mit § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG bleibt schlussendlich nur der Weg über die Einwilligung des Bewerbers in die Übermittlung der Daten an andere Rechtseinheiten in der Unternehmensgruppe.

Tipp:
Im Zusammenhang mit der ab 25.5.2018 verbindlichen DS-GVO und dem dann ebenfalls verbindlichen neuen BDSG (BDSG-neu) wird sich die Sache im Ergebnis nicht anders darstellen. Hierzu sollten Sie insbesondere bedenken, dass die heutigen Bestimmungen zum Beschäftigtendatenschutz (§ 32 BDSG) in den neuen § 26 BDSG-neu übernommen wurden. Beachten Sie unbedingt die Anforderungen des § 26 Abs. 2 BDSG-neu.