Ihr perfekter 5-Punkte-Plan für die Vorbereitung Ihrer Abwesenheit

Die Urlaubssaison hat ihren Höhepunkt erreicht. „Wenn ich nur schon weg wäre“, so lautet ein klassischer Stoßseufzer im Last-Minute-Stress vor dem Urlaub. Die gute Nachricht: Das lässt sich vermeiden! Dies sind die 5 wichtigsten Punkte für eine entspannte Vorbereitung:
1. Zeit für Planung einräumen
Je früher Sie mit der Planung Ihrer Abwesenheit beginnen, umso entspannter wird sie.
Bewährte Faustregel: 4 x Dauer der Abwesenheit = Beginn der Vorbereitung. Wenn Sie also 2 Wochen Urlaub haben, sollten Sie spätestens 8 Wochen vorher mit der Vorbereitung beginnen. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Vertreter mit wichtigen Aufgaben vertraut zu machen und in Prozesse einzubinden.
2. Transparente Ablage
Hier können Sie bereits über das ganze Jahr vorarbeiten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ablage so übersichtlich ist, dass sich auch andere darin zurechtfinden.
3. Geschäftspartner informieren
Wenn es Geschäftspartner gibt, die sonst nur mit Ihnen in Kontakt stehen, sollten Sie diese im Vorfeld informieren: „Im Notfall können Sie sich an meine Vertretung, Herrn XY, wenden.“
4. Grenzen definieren
Besprechen Sie mit Ihren Vertretern den Rahmen, in dem sie Entscheidungen treffen dürfen.
5. Die saubere Übergabe

- Je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, umso besser können diese Sie vertreten: Verfassen Sie eine Kontaktliste der Ansprechpartner, die in der Regel über Ihren Tisch laufen.

- Erstellen Sie eine To-do-Liste mit allen Aufgaben, die während Ihrer Abwesenheit zu erledigen sind. Geben Sie darauf an, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe verantwortlich ist, damit es nicht zu Doppelarbeit kommt.

- Erstellen Sie eine Terminplanung mitsamt allen wichtigen Terminen und mit Information, wer Sie dort vertritt und was für diesen Termin vorbereitet werden muss.

- Setzen Sie sich nach Übergabe der To-do-Liste und Terminplanung noch einmal in Ruhe mit Ihren Mitarbeitern zusammen und besprechen Sie mögliche Unklarheiten.