Sommerfest: So wird die nächste Betriebsfeier nicht zur Beitrags- und Steuerfalle

Betriebsfeiern sind in einem Unternehmen wichtig, um Mitarbeiter zu motivieren. Allerdings führen Zuwendungen an Mitarbeiter bei Betriebsveranstaltungen immer wieder zu Streitigkeiten mit den Finanzämtern. Mit einigen ganz legalen Mitteln können Sie in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung dafür sorgen, dass es durch eine Betriebsveranstaltung weder für Ihr Unternehmen noch für die Mitarbeiter zu Mehrkosten kommt.

Wenn eine Betriebsveranstaltung bestimmte Vorgaben erfüllt, bleiben die Zuwendungen vollständig steuer- und beitragsfrei. Kann die Steuerpflicht nicht vermieden werden, beispielsweise weil die Zuwendungen sehr hochwertig sind, dürfen Sie unter ganz bestimmten Voraussetzungen pauschalieren. Nutzen Sie die Pauschalierungsmöglichkeit, handelt es sich infolgedessen um nicht sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt
Steht fest, dass eine Betriebsveranstaltung stattfinden soll, prüfen Sie am besten anhand der folgenden beiden Gesichtspunkte die korrekte Behandlung der Zuwendungen:
1. Sind die Zuwendungen komplett steuer- und beitragsfrei?
Die Extras Ihres Unternehmens aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind bis zu einem Freibetrag von 110 € steuer- und sozialversicherungsfrei. Zum Wert der Zuwendung zählt alles, was der Beschäftigte anlässlich der Feier erhält (Essen, Sachgeschenke etc.). Ihr Unternehmen darf maximal 2 Betriebsfeiern pro Jahr veranstalten, wenn die Leistungen komplett abgabenfrei bleiben sollen.
2. Bei Steuerpflicht: Prüfen Sie die Pauschalierungsmöglichkeit
Übersteigt der Wert der Zuwendungen an die Mitarbeiter den Freibetrag von 110 €, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Das gilt auch für die gesamten Leistungen bei einer 3., 4., 5. etc. Betriebsfeier in Ihrem Unternehmen, selbst wenn der Freibetrag hierbei nicht überschritten wurde.
Sie haben aber die Möglichkeit, die steuerpflichtigen Leistungen mit einer Pauschale von 25 % zu versteuern. Die pauschaliert versteuerte Leistung bleibt beitragsfrei, zählt nicht zum Arbeitsentgelt und ist deshalb unbeachtlich, wenn es um Entgeltgrenzen, z. B. von 450-€-Kräften geht.