In Kürze ist das Jahr 2015 Geschichte. 2016 beginnt. Neue Ziele gilt es in Angriff zu nehmen. Neue Zielvereinbarungsgespräche stehen an. Je klarer Sie auf die Gespräche mit Ihren Mitarbeitern vorbereitet sind, desto klarer werden die Zielvereinbarungen ausfallen, und desto wahrscheinlicher ist es, dass die Ziele im nächsten Jahr auch erreicht werden. Zielvereinbarungsgespräche sollten kein jährlicher Pflichtakt sein, sondern lebendig und individuell ablaufen. Hier die 7 goldenen Regeln für Sie!
1. Sorgen Sie für eine gute Vorbereitung
Nicht nur Sie sollten sich auf jedes Zielvereinbarungsgespräch individuell vorbereiten, indem Sie sich die konkreten Leistungen des Mitarbeiters im Jahresverlauf noch einmal vor Augen führen und einen Gesprächsleitfaden anfertigen. Bitten Sie auch Ihren Mitarbeiter, sich ausführlich auf das Gespräch vorzubereiten und alle Fragen und Punkte vorab zu notieren, die er dann mit Ihnen im Gespräch erörtern will. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern dazu vorgefertigte Fragebögen an, an denen sie sich orientieren und im Gespräch darauf zurückgreifen können. Denken Sie jetzt schon daran, diese Fragebögen zu erarbeiten. Ihren Mitarbeitern geben Sie sie dann ca. 2 Wochen vor dem vereinbarten Termin für das Zielvereinbarungsgespräch.
2. Wählen Sie einen ungestörten Besprechungsort
Wählen Sie einen Besprechungsraum, in dem Sie nicht durch Telefon gestört werden können. Bitten Sie Ihre Sekretärin oder die Zentrale, alle Anrufe für diese Zeit abzublocken. Schalten Sie auch Ihr Handy aus. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie sich voll auf ihn und seine Angelegenheiten konzentrieren. Führen Sie lieber nur ein Zielvereinbarungsgespräch pro Tag, und verteilen Sie die Gespräche auf einen längeren Zeitraum, wenn Sie Störungen nicht mehrere Stunden fernhalten können.
3. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Zielvereinbarungsgespräch
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Zielvereinbarungsgespräche nicht zur Routine und zur Pflichtübung werden. Geben Sie einen großzügigen Zeitrahmen vor, und lassen Sie dem Kommunikationsbedürfnis des Mitarbeiters Raum. Vermitteln Sie Ihrem Gegenüber das Gefühl, dass Sie ihm gerne Ihre Zeit schenken und ein echtes Interesse an ihm und seinen Ausführungen haben. Blocken Sie schon jetzt einen ausreichenden Zeitrahmen für die Zielvereinbarungsgespräche in Ihrem Terminkalender.
4. Erarbeiten Sie die Ziele gemeinsam mit dem Mitarbeiter
Wenn Sie den Mitarbeiter um Vorbereitung gebeten haben, werden Sie ihn auch darauf hingewiesen haben, dass er sich ausführlich Gedanken zu den Zielen machen soll, die für das kommende Jahr anstehen. Gleichen Sie im Zielvereinbarungsgespräch die Vorstellungen des Mitarbeiters mit Ihren Zielvorstellungen ab, und erarbeiten Sie die neuen Ziele gemeinsam mit ihm in einem konstruktiven Verhandlungsprozess.
Wichtig:
Am Ende dieses Prozesses sollte ein Ergebnis stehen, mit dem der Mitarbeiter sich identifizieren kann und mit dem auch Sie zufrieden sind.
5. Stützen Sie sich auf Ihre fundierte Mitarbeiterbeurteilung
Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Erinnerungsvermögen und Ihren Gesamteindruck, was die Leistungen des Mitarbeiters im vergangenen Jahr betrifft. Halten Sie sich stattdessen an Ihre schriftlich fixierte kontinuierliche Mitarbeiterbeurteilung über das gesamte vergangene Jahr hinweg. Hier haben Sie die Leistungen des Mitarbeiters im Zeitablauf dokumentiert und greifen im Gespräch auf diese Grundlage zurück. So können Sie jeden Mitarbeiter – entsprechend seiner bisher gezeigten Leistungsfähigkeit – mit individuellen Zielvereinbarungen fordern und fördern.
Beginnen Sie bereits jetzt, sich Ihre Beurteilungen noch einmal genauer vor Augen zu führen und stichpunktartig individuelle Gesprächsleitfäden für Ihre Mitarbeiter zu erstellen.
6. Passen Sie die Zielvereinbarungen individuell an jeden Mitarbeiter an
Berücksichtigen Sie die individuelle Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters, wenn Sie mit ihm seine Ziele erarbeiten. Klar ist es einfacher, Mitarbeitern, die die gleichen Aufgabengebiete haben, auch dieselben Ziele zu „verschreiben“. Doch Gleichmacherei erstickt Motivation. Im jeweiligen Gespräch haben Sie Gelegenheit, einem Leistungsträger zu erklären, warum Sie mehr von ihm verlangen. Dass High- Potentials für ihre Mehrleistung auch besser honoriert werden sollten, versteht sich von selbst.
7. Sorgen Sie für klare, eindeutige Zielformulierungen
Je klarer die Ziele für Ihre Mitarbeiter formuliert sind, desto weniger Interpretationsmöglichkeiten und damit Missverständnisse gibt es. Also nicht: „Ich werde die Zufriedenheit der Kunden, für die ich verantwortlich bin, steigern.“ Sondern: „Ich werde die Zufriedenheit der Kunden, für die ich verantwortlich bin, steigern, indem ich die Reklamationen auf 1 % reduziere.“ D. h.: Halten Sie sich bei der Zielformulierung an die „SMART-Regel“. Formulieren Sie
- spezifisch,
- messbar,
- anspruchsvoll,
- realistisch,
- terminiert.
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