Reisekostenabrechnung 2016: Wie Sie die Aufwendungen für Fahrten richtig erstatte

Der wichtigste und größte Posten einer Reisekostenabrechnung sind die Fahrtkosten. Aus diesem Grund sehen Steuerprüfer und Betriebsprüfer der Sozialversicherungsträger in der Regel besonders genau hin. Auch für die Beschäftigten ist es sehr wichtig, dass ihnen ihre Fahrtkosten korrekt erstattet werden. Fahrtkosten im Rahmen von Reisekosten sind die Kosten, die einem Beschäftigten durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.

Grundsätzlich dürfen Sie die Kosten für alle betrieblichen Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen, nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei erstatten.
 

Art der Fahrt	Kategorie der Auswärtstätigkeit
Von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte direkt zur auswärtigen Tätigkeitsstätte	Dienstreise
Zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebiets	Dienstreise
Von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte	Dienstreise über mehrere Tage
Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Hause und zurück	Dienstreise über mehrere Tage
Von der Wohnung zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte	Einsatzwechseltätigkeit
Bei Übernachtung im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen von der Wohnung zum Einsatzort und von der auswärtigen Unterkunft zur auswärtigen Tätigkeitsstätte	Einsatzwechseltätigkeit über mehrere Jahre
Im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen Fahrt zu einem gleichbleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit	Einsatzwechseltätigkeit

Die Beschäftigten können für diese Fahrten entweder ein eigenes Fahrzeug verwenden, öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder von Ihrem Unternehmen einen Dienstwagen erhalten. Eine steuer- und beitragsfreie Erstattung von Fahrtkosten kann es dabei aber nur bei der Nutzung eigener Fahrzeuge oder öffentlicher Verkehrsmittel geben. Legt ein Mitarbeiter mit Firmenwagen während einer Auswärtstätigkeit Benzinkosten aus, können Sie ihm diese in der nachgewiesenen Höhe ersetzen. Je nach Alternative fällt die Erstattung unterschiedlich aus.

Fahrtkosten nur bei eigenem Kfz oder öffentlichen Verkehrsmitteln
 

Beachten Sie	Der Mitarbeiter nutzt ein öffentliches Verkehrsmittel	Der Mitarbeiter nutzt ein (eigenes) Kfz
Erstattungsmöglichkeit	Sie erstatten dem Beschäftigten den entrichteten Fahrpreis zuzüglich aller Zuschläge in tatsächlicher Höhe	Sie erstatten ihm die Kosten nach amtlichen Kilometersätzen oder aös einen von Ihnen ermittelten Teilbetrag der tatsächlichen jährlichen Gesamtkosten
Nachweise	Der Mitarbeiter muss Ihnen alle Nachweise für die Fahrtkosten liefern	Nachweise nur bei den tatsächlichen Kosten erforderlich.

Tipp:
Sie können pauschal erstatten Die Erstattung der Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit dürfen Sie nach amtlichen Schätzbeträgen vornehmen. Dabei setzen Sie die Pauschale (anders als bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer an.

Mit dieser amtlichen Pauschalen rechnen Sie 2016
 

Fahrzeug	Pauschaler Satz pro gefahrenem Kilometer
Kfz	0,30 €/km
Motorrad/Motorroller	0,20 €/km
Moped/Mofa	0,20 €/km
Fahrrad	Keine Erstattung möglich

Sollten Sie dazu noch Fragen haben, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.