So sind die Belege für die Steuererklärung 2016 perfekt: Wie Sie elektronische Rechnungen sicher archivieren.

Ich stelle gerade alle Belege 2016 für die Steuererklärung zusammen. Handy-, Telefon- und Internetrechnungen, aber auch Belege für Software und viele anderen betriebliche Käufe habe ich in diesem Jahr nur noch als Download oder per E-Mail bekommen. Wie bewahre ich diese Rechnungen jetzt sicher auf? Reicht ein Ausdruck für die Buchhaltung?
Rechnungen, die Sie auf elektronischem Weg erhalten haben, müssen Sie wie alle anderen Belege auch 10 Jahre aufbewahren – und zwar das Original, das nicht verändert werden kann. Deshalb eignen sich die folgenden Arten der Archivierung für elektronische Rechnungen nicht.

- Ein Papierausdruck allein ist nicht geeignet! Denn hier handelt es sich ja nicht um das Original.

- Die Datei allein auf einer Festplatte ist ebenfalls nicht geeignet. Denn eine Datei auf einer Festplatte kann ja verändert werden.

Deshalb bietet sich der folgende Weg an, um elektronische Rechnungen betriebsprüfungssicher aufzubewahren und in der Buchhaltung zu verarbeiten:

- Speichern Sie die Rechnungen auf einem Datenspeicher auf, der keine nachträglichen Änderungen zulässt – also am besten auf nur einmal beschreibbaren CD-ROMs und DVDs.
 -  Wenn Sie viele Rechnungen erhalten, brennen Sie die Rechnungsdateien monatsweise auf eine CD-ROM. Ansonsten reicht auch eine CD-ROM pro Quartal. Die CD bewahren Sie dann zusammen mit den Papierbelegen für diesen Monat in einem Ordner auf.
- Für Ihre Buchhaltung ist aber der Umgang mit einem Papierausdruck einfacher. Schließlich erhalten Sie ja noch viele Papierrechnungen und -belege. Drucken Sie deshalb jede elektronisch erhaltene Rechnung aus. Vermerken Sie darauf den Dateinamen und den Namen der CD, auf der diese Datei gebrannt ist. So finden Sie das elektronische „Original“ jederzeit im Falle einer Überprüfung leicht wieder.
 
Beachten Sie diese Falle beim Download von Rechnungen:

Viele Unternehmen stellen ihren Kunden Rechnungen im passwortgeschützten Kundenbereich zum Download zur Verfügung. Doch oft nur für begrenzte Zeit. Dadurch kann es mitunter schwierig sein, an die alten Rechnungen heranzukommen. Machen Sie es sich deshalb zu Angewohnheit, alle Rechnungen sofort beim Bezahlen oder bei Abbuchung herunterzuladen und auf Ihrem Computer abzuspeichern, dann wie beschrieben monatlich oder quartalsweise auf CD-ROM zu brennen und einen Ausdruck zu Ihren Buchhaltungsunterlagen zu nehmen.

Tipp: Ist Ihnen das alles zu aufwendig, können Sie gegenüber Ihren Lieferanten darauf bestehen, weiterhin Rechnungen auf Papier zu erhalten. Niemand kann Sie dazu zwingen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Allerdings kassieren immer mehr Unternehmen – wie etwa Telefonanbieter – zusätzlich für den Rechnungsversand auf Papier.

Offene Stellen bleiben länger unbesetzt.

Viele Firmen müssen immer länger nach geeigneten Mitarbeitern suchen - offene Stellen bleiben oft lange unbesetzt. Die durchschnittliche Vakanzzeit sei im Vergleich zum Vorjahreszeitraum um 10 auf 95 Tage gestiegen», heißt es in der sogenannten Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit für das vergangene Jahr. Zuerst hatte die «Rheinische Post» darüber berichtet. Es gebe zwar keinen flächendeckenden Fachkräftemangel in Deutschland, aber einen Mangel in einzelnen Berufsgruppen und Regionen.

Ich kann Ihnen helfen folgende Vakanzen kann ich mit passendem Personal besetzen:

Geschäftsführer/Leiter Marketing - national/intern

Versierten Leiter Unternehmenskommunikation

Business-/Customer Operations Manager

Leiter Produktmanagement, Business Developmen

International erfahrener Marketing Manager

Bitte auf den jeweiligen Link klicken, um mehr zu erfahren.

Das ist nur eine kleine Auswahl von zur Verfügung stehenden Mitarbeitern. Sollten Sie auf meiner Internetseite  http://job-net.info/fuer-arbeitgeber/index.html nicht fündig werden, suchen wir gern das passende Personal für Sie. Sprechen Sie mich an, ich sende Ihnen gern Lebenslauf und Zeugnisse und weitere Informationen.

Email info@job-net.info oder Tel: 02365-9740897

Achten Sie auf das richtige Arbeitszeugnis!

Wenn Sie sich selber etwas Gutes für das nächste Jahr tun wollen, dann verzichten Sie auf Rechtsstreitigkeiten über Zeugnisse mit ausgeschiedenen Arbeitnehmern. Das bringt nur Ärger, kostet Zeit und Geld. Aber manche Arbeitgeber legen es genau darauf an. Aber lesen Sie doch selbst diesen Beschluss des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 14.11.2016, Az.: 12 Ta 475/16.
In einem gerichtlichen Vergleich hatten die Parteien vereinbart, dass eine Arbeitgeberin vom Zeugnisentwurf ihres ehemaligen Arbeitnehmers nur aus wichtigem Grund abweichen darf. Als dann der Zeugnisentwurf kam, legte die Arbeitgeberin los:

- Die ohnehin sehr guten Bewertungen des Arbeitnehmers änderte sie durch Hinzufügen von Begriffen wie „äußerst“, „extrem“ und „hervorragend“.

- Den Vorschlag „Wir bewerten ihn mit sehr gut“ ersetzte sie durch „Wenn es bessere Noten als ‚sehr gut‘ geben würde, würden wir ihn damit beurteilen“.

- Die Formulierung „Herr F verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch, was wir sehr bedauern“ ersetzte sie durch „Herr F verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch, was wir zur Kenntnis nehmen“.
 

Der Arbeitnehmer war dadurch natürlich gezwungen, die Festsetzung eines Zwangsgelds durch das Arbeitsgericht zu verlangen. Das Gericht setzt ein Zwangsgeld fest und der Arbeitgeber legt dagegen Beschwerde beim Landesarbeitsgericht ein – erfolglos.
Der Zeugnisanspruch eines Arbeitnehmers kann auch dann nicht erfüllt sein, wenn der Arbeitgeber vom Zeugnisentwurf des Arbeitnehmers „nach oben“ abweicht. Das gilt jedenfalls dann, wenn sich aus dem Gesamteindruck des Zeugnisses ergibt, dass die Bewertungen einen ironischen Charakter haben und damit nicht ernst gemeint sind.
Die Arbeitgeberin hatte die im Vergleich titulierte Pflicht zur Zeugniserteilung nicht erfüllt.

Sie benötigen Hilfe bei Fragen „Rund ums Personal“? Sprechen Sie mich an: ich helfe gern. Allerdings keine Rechtsberatung. Tel02365-9740897 oder per Mail info@job-net.info

Es gibt schon merkwürdige Gründe seiner Arbeit fernzubleiben.

Als Unternehmer kennen Sie sicher viele Gründe von Arbeitnehmern Krankenscheine  rein zureichen.

Im Dezember ist die Krankenschein „Flut“ am größten. In der Häufigkeit folgen Juli, Januar und Februar. Das heißt aber zwangsläufig nicht, dass Ihre Mitarbeiter krank sind.

Insgesamt 34 Prozent der Simulanten erscheinen nicht im Büro, weil ihnen nicht nach Arbeit zumute ist. Und 29 Prozent wollen sich lieber ausruhen als an den Arbeitsplatz zu kommen. Andere schaffen sich durch die vermeintliche Krankmeldung Freiräume für einen Arzttermin (22 Prozent), holen Schlaf nach (16 Prozent) oder erledigen Besorgungen (15 Prozent).

Krankmacher sollten Sie doch sicher im Auge behalten.

Dass fehlende Mitarbeiter auch mal krankmachen, bleibt Arbeitgebern nicht verborgen. Einige sind so skeptisch, dass sie bei Abwesenheit Nachforschungen anstellen. Fast jeder dritte Vorgesetzte ist schon einmal einer Krankmeldung nachgegangen und hat vom fehlenden Mitarbeiter eine Arztbescheinigung eingefordert oder direkt bei seinem Angestellten angerufen. Insgesamt 18 Prozent haben Abwesende bereits von Kollegen anrufen lassen, 14 Prozent sind in der Vergangenheit sogar bei fehlenden Mitarbeitern vorbeigefahren.

Beinahe jeder fünfte Arbeitgeber (17 Prozent) hat schon einmal einem Mitarbeiter gekündigt, weil dieser bei seiner vermeintlichen Krankmeldung gelogen hat. Personalexperten berichten von außergewöhnlichen Begründungen des Krankenscheins und des Fernbleibens von der Arbeit.

Hier einige Beispiele:

1. Eine Mitarbeiterin fehlte, weil sie wegen des Ergebnisses eines Alkoholtests ihr Auto nicht benutzen konnte.

2. Ein anderer Angestellter hatte vergessen, dass er den Zuschlag für den Job bekommen hatte.

3. Eine Mitarbeiterin erschien nicht im Büro, weil ihr Hund einen Nervenzusammenbruch hatte.

4. Ein Angestellter meldete sich krank, weil seine verstorbene Großmutter wegen polizeilicher Ermittlungen exhumiert werden sollte.

5. Ein Mitarbeiter kam nicht zur Arbeit, weil er mit dem Zeh zwischen den Armaturen im Badezimmer steckengeblieben war.

Krank nach düsterem Kinofilm

6. Eine Angestellte nannte als Grund für Ihre Abwesenheit, dass sie von einem Vogel gebissen worden sei.

7. Der in einer finsteren Zukunft spielende Film "Die Tribute von Panem" nahm eine Mitarbeiterin laut eigener Aussage so sehr mit, dass sie nicht zur Arbeit erschien.

8. Ein Angestellter meldete sich krank, weil er zu viel gelesen hatte.

9. Auch Liebeskummer wurde als Grund für das Fehlen am Arbeitsplatz genannt.

10. Schließlich erschien eine Angestellte nicht zur Arbeit, weil sie ihre Haare beim eigenhändigen Tönen versehentlich orange gefärbt hatten.

Die Online-Stellenbörse Careerbuilder ließ für die Umfrage 2494 Personalexperten und 3976 Angestellte befragen. Die Auswertung zum Thema Krankmeldung gibt es seit 2004.

Wer haftet eigentlich bei Verstoß gegen Arbeitsschutz?

Die Frage: Unser Betriebsrat meint, wir würden das Thema Arbeitsschutz nicht wirklich ernst nehmen, da wir noch keine Gefährdungsbeurteilungen der Arbeitsplätze vorgenommen haben. Was kann uns eigentlich wirklich passieren, wenn es zum Arbeitsunfall kommt? Wir sind doch schließlich versichert, oder?
Die Antwort: Jeder Betrieb, in dem auch nur ein Minijobber beschäftigt wird, ist einer Berufsgenossenschaft (BG) zugeordnet. Diese ist nach dem SGB VII befugt, Unfallverhütungsvorschriften zu erlassen.
Wenn Sie solche Unfallverhütungsvorschriften nicht beachten und ein Unfall geschieht, wird die Beweislast umgekehrt. Es besteht dann die Vermutung, dass der Unfall nicht passiert wäre, wenn Sie die Vorschriften eingehalten hätten. Bei fahrlässigen Personenschäden Ihrer Arbeitnehmer gibt es einen Haftungsausschluss für Sie. Nicht Sie, sondern die Berufsgenossenschaft zahlt. Diese wird sich allerdings bei Ihnen das Geld wiederholen, wenn Sie grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich gehandelt haben.
Die Nichtbeachtung der Unfallverhütungsvorschriften ist ebenfalls eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Zudem kann es sogar zu einer Strafbarkeit des Arbeitgebers kommen.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 12.8.2008 – Az.: 9 AZR 1117/06 – allen Arbeitgebern Folgendes mitgeteilt: „Der Arbeitgeber hat nach § 5 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Nach § 618 Abs. 1 Satz 1 BGB hat der Dienstberechtigte Räume, Vorrichtungen oder Gerätschaften so einzurichten und zu unterhalten und Dienstleistungen so zu regeln, dass der Dienstverpflichtete gegen Gefahr für Leben und Gesundheit so weit geschützt ist, als die Natur der Dienstleistung es gestattet.“
Dementsprechend haben Sie die entsprechenden Gesetze, Verordnungen und Regelungen beim betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz einzuhalten. Dies gilt besonders für die Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, bis Ende 2009 besser bekannt als Unfallverhütungsvorschriften (UVV).
Die zentralen Normen finden Sie im ArbSchG. Dieses gilt für alle Beschäftigten mit Ausnahme der Angestellten in privaten Haushalten. Dazu gibt es eine Vielzahl von Spezialgesetzen und Verordnungen.
Die Durchführung und Überwachung des staatlichen Arbeitsschutzes ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich geregelt. In der Regel sind die Gewerbeaufsichtsämter oder die Ämter für Arbeitsschutz zuständig. Die Mitarbeiter dieser Stellen können unangemeldet in Ihrem Betrieb erscheinen, Auskünfte verlangen, Einsicht in Unterlagen nehmen und Anweisungen geben. In gravierenden Fällen dürfen sie sogar den Betrieb oder einzelne Betriebsteile stilllegen und Bußgelder und Strafen verhängen.

Wichtig: Zu Ihren wesentlichen Pflichten gehören die Gefahranalyse und die regelmäßige Dokumentation.