So sind die Belege für die Steuererklärung 2016 perfekt: Wie Sie elektronische Rechnungen sicher archivieren.

Ich stelle gerade alle Belege 2016 für die Steuererklärung zusammen. Handy-, Telefon- und Internetrechnungen, aber auch Belege für Software und viele anderen betriebliche Käufe habe ich in diesem Jahr nur noch als Download oder per E-Mail bekommen. Wie bewahre ich diese Rechnungen jetzt sicher auf? Reicht ein Ausdruck für die Buchhaltung?
Rechnungen, die Sie auf elektronischem Weg erhalten haben, müssen Sie wie alle anderen Belege auch 10 Jahre aufbewahren – und zwar das Original, das nicht verändert werden kann. Deshalb eignen sich die folgenden Arten der Archivierung für elektronische Rechnungen nicht.

- Ein Papierausdruck allein ist nicht geeignet! Denn hier handelt es sich ja nicht um das Original.

- Die Datei allein auf einer Festplatte ist ebenfalls nicht geeignet. Denn eine Datei auf einer Festplatte kann ja verändert werden.

Deshalb bietet sich der folgende Weg an, um elektronische Rechnungen betriebsprüfungssicher aufzubewahren und in der Buchhaltung zu verarbeiten:

- Speichern Sie die Rechnungen auf einem Datenspeicher auf, der keine nachträglichen Änderungen zulässt – also am besten auf nur einmal beschreibbaren CD-ROMs und DVDs.
 -  Wenn Sie viele Rechnungen erhalten, brennen Sie die Rechnungsdateien monatsweise auf eine CD-ROM. Ansonsten reicht auch eine CD-ROM pro Quartal. Die CD bewahren Sie dann zusammen mit den Papierbelegen für diesen Monat in einem Ordner auf.
- Für Ihre Buchhaltung ist aber der Umgang mit einem Papierausdruck einfacher. Schließlich erhalten Sie ja noch viele Papierrechnungen und -belege. Drucken Sie deshalb jede elektronisch erhaltene Rechnung aus. Vermerken Sie darauf den Dateinamen und den Namen der CD, auf der diese Datei gebrannt ist. So finden Sie das elektronische „Original“ jederzeit im Falle einer Überprüfung leicht wieder.
 
Beachten Sie diese Falle beim Download von Rechnungen:

Viele Unternehmen stellen ihren Kunden Rechnungen im passwortgeschützten Kundenbereich zum Download zur Verfügung. Doch oft nur für begrenzte Zeit. Dadurch kann es mitunter schwierig sein, an die alten Rechnungen heranzukommen. Machen Sie es sich deshalb zu Angewohnheit, alle Rechnungen sofort beim Bezahlen oder bei Abbuchung herunterzuladen und auf Ihrem Computer abzuspeichern, dann wie beschrieben monatlich oder quartalsweise auf CD-ROM zu brennen und einen Ausdruck zu Ihren Buchhaltungsunterlagen zu nehmen.

Tipp: Ist Ihnen das alles zu aufwendig, können Sie gegenüber Ihren Lieferanten darauf bestehen, weiterhin Rechnungen auf Papier zu erhalten. Niemand kann Sie dazu zwingen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Allerdings kassieren immer mehr Unternehmen – wie etwa Telefonanbieter – zusätzlich für den Rechnungsversand auf Papier.