Kein Problem, der fehlende Beleg

Grundsätzlich ist die Sache einfach: Das Finanzamt erkennt als Belege für Ihre Betriebskosten ausschließlich Dokumente an, die Sie von Ihren Lieferanten ausgestellt bekommen haben – auf Papier oder elektronisch. Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine etc.

Erst die schlechte Nachricht: Die Anforderungen an solche Belege sind streng und bis ins Detail wie etwa den notwendigen Angaben ausformuliert. Macht Ihr Lieferant einen klitzekleinen Fehler und Sie übersehen ihn, kostet Sie das den Vorsteuerabzug.

Nun die gute Nachricht: Manche Probleme rund um Ihre Belege sind gar keine.

Problem 1: Sie haben keinen Beleg bekommen

Kaum zu glauben, dass das Finanzamt bei den hohen Anforderungen an Belege eine Betriebsausgabe ohne vernünftige Eingangsrechnung akzeptieren sollte. Das denken offenbar zahlreiche Selbstständige – und setzen die Kontoführungsgebühren für ihr betriebliches Konto einfach nicht ab.

Ein schwerer Fehler!

Das Bundesfinanzministerium erlaubt Steuerabzug ohne Extrabeleg

Schon vor drei Jahren hat das Bundesfinanzministerium hierzu in einem Schreiben steuerzahlerfreundliche Vorgaben an die Finanzämter erlassen (BMF-Schreiben vom 14.11.2007, IV A 5 - S 7280/ 07/0001).

Sprich: Für Bankgebühren brauchen Sie keine gesonderte Rechnung. Sie können also den Kontoauszug als Beleg für die Bankgebühren in Ihrer Buchführung verwenden.

Der Grund:
Als Kontoinhaber bekommen Sie von Ihrer Bank üblicherweise gar keine Rechnung über die Kontoführungsgebühren. Kein Wunder also, dass sie da nichts in Ihren Unterlagen finden können.

Der Kontoauszug hat Abrechnungscharakter

Die Kosten sind stets auf Ihrem Kontoauszug vermerkt – und nirgendwo sonst.

Dadurch hat der Kontoauszug damit an sich bereits Abrechnungscharakter. Und als „Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“, ist der Kontoauszug eben gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG: eine Rechnung über die Kontoführungsgebühren.

Aber nur in diesem speziellen Fall

Nach wie vor ersetzt der Kontoauszug aber keinen Beleg für andere Ausgaben, für die üblicherweise eine Rechnung ausgestellt wird. Für Lieferungen anderer Lieferanten als Ihrer Hausbank, belegt der Kontoauszug nur, dass die Zahlung auch erfolgt ist. Eine ordentliche Rechnung ersetzt er in diesem Fall aber nicht.

Falls Ihnen eine Rechnung über eine andere Ausgabe fehlt, sollten Sie noch mal nachschauen, ob Sie den Beleg falsch abgeheftet haben, versuchen, eine Zweitschrift von Ihrem Lieferanten zu bekommen oder sich selbst einen Eigenbeleg ausschreiben.

Problem 2: Ihr Beleg verzeichnet den „falschen“ Adressaten

Vielleicht bestellt ja gelegentlich Ihr Lebenspartner Büromaterial, Arbeitsmittel oder Waren für Ihr Unternehmen. Was, wenn dann auf der Rechnung sein oder Ihr Name als Adressat steht?

Kein Problem, hat das Finanzgericht Hamburg vor ein paar Jahren entschieden (vom 23.3.2006, Az. II 448/03).

Der Fall:
In dem Fall hatte das Finanzamt von einer Einzelhändlerin mehr als 5000 € Vorsteuer zurückgefordert. Der Grund: Auf einer Reihe von Eingangsrechnungen stand der Name ihres Mannes als Empfänger.

Gegen die Forderung des Finanzamts zog die Händlerin vor Gericht. Die Finanzrichter gaben ihr Recht. Wegen Menge und Inhalt der Lieferungen sei es eindeutig, dass die Rechnungen für die selbstständige Tätigkeit der Ehefrau bestimmt waren, begründeten die Richter ihr Urteil. Immerhin waren bis auf den Vornamen alle anderen Rechnungsangaben vollständig.

Das Urteil:
Das Finanzamt musste die Rechnungen mit der angeblich falschen Adresse anerkennen und auf die Umsatzsteuernachforderung verzichten.

Tipp: Sollte das Finanzamt bei einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung solche vermeintlich falsch ausgestellten Rechnungen bemängeln, verweisen Sie einfach auf das Urteil des Finanzgerichts.