Wie lange muss ich die Personalakten aufheben?

Ihre Mitarbeiter haben ein Recht darauf, dass ihre Daten gelöscht bzw. vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Sie dürfen deren Personalakten deshalb auch nicht unnötig lange aufbewahren.

Ein Mitarbeiter kann deshalb allerdings auch nicht verlangen, dass Sie ihm die Personalakte zum Beschäftigungsende aushändigen. Sie benötigen sie nämlich noch, um Ihren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nachzukommen.

So müssen Sie beispielsweise Arbeitszeitnachweise zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG), Unterlagen und Buchungsbelege sogar zehn Jahre aufbewahren (§ 257 Abs. 4 HGB).

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie die Akte zehn Jahre, aber auch nicht länger behalten. Denn dann sind alle Aufbewahrungsfristen abgelaufen, und es besteht keine Notwendigkeit mehr, die Daten weiter vorzuhalten.

Tipp:
Achten Sie darauf, dass in dieser langen Zeitspanne kein Unbefugter Zugriff auf die Unterlagen hat. Ihr Mitarbeiter selbst hat auch nach Beschäftigungsende ein Einsichtsrecht (BAG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09).

Werfen Sie die Unterlagen am Ende auf keinen Fall einfach in den Altpapiercontainer, sondern benutzen Sie gute Aktenvernichter bzw. Schutzbehälter. So stellen Sie den Datenschutz sicher.