Wie weisen Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter nach?

Ist es bei Außendienstmitarbeitern (bzw. generell) erforderlich, alle Orte in der Reisekosten-Abrechnung anzugeben, die an einem Tag angefahren wurden? Beim Reiseanlass reicht ja meines Wissens die Angabe „8 Kundenbesuche“, ohne diese einzeln benennen zu müssen. Beim Reiseweg habe ich nun gehört, dass die Angabe des am weitesten entfernten Ortes genügt. Ist das so richtig?

Immer dann, wenn Ihr Mitarbeiter außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird, führt er eine Auswärtstätigkeit durch. Hierbei dürfen Sie folgende Kosten für Inlandsreisen steuerfrei erstatten:

- Fahrtkosten

- Mehraufwendungen für Verpflegung

- Kosten der Unterkunft, sofern Ihr Mitarbeiter übernachtet

- Reisenebenkosten
  1. Dies gilt bei Fahrtkosten
Sofern Sie Ihrem Mitarbeiter einen Firmenwagen für die Auswärtstätigkeit zur Verfügung stellen, führen die Fahrten im Rahmen der Auswärtstätigkeit zu keinen weiteren steuerlichen Konsequenzen. Es würde somit ausreichen, wenn Ihr Mitarbeiter einfach nur das Datum, den Beginn und das Ende der Auswärtstätigkeit sowie den Ort angeben würde.
Die Angabe der gesamten Wegstrecke ist dann nicht erforderlich. Dies ändert sich allerdings in den Fällen, in denen Ihr Mitarbeiter den Firmenwagen auch privat nutzen darf. In diesem Fall entsteht ein geldwerter Vorteil, den Sie als laufenden Arbeitslohn erfassen. Hierbei unterscheiden Sie dann noch, ob Sie für die Berechnung die 1-%-Methode oder die Fahrtenbuchmethode anwenden.
Sofern Ihr Mitarbeiter die 1-%-Methode wählt, reicht es aus, wenn Sie den entferntesten Ort angeben. Entscheidet sich Ihr Mitarbeiter für die Fahrtenbuchmethode, muss er jede einzelne Fahrt aufzeichnen. Hierbei reicht es nicht aus anzugeben, dass er 8 Kunden aufgesucht hat. Zusätzlich muss er sogar Umwegstrecken notieren, wenn er nicht direkt zum nächsten Kunden fährt.
2. Dies gilt für die Verpflegungsmehraufwendungen
Für die steuerfreie Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen kommt es allein auf die Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. Wohnung an. Hier ist es ausreichend, wenn der am weitesten entfernte Ort angegeben wird, um die Abwesenheit überprüfen zu können.
3. Dies gilt bei Kosten der Unterkunft
Ihr Mitarbeiter bzw. Sie entscheiden, ob Ihr Mitarbeiter auswärts übernachtet. Hier kommt es allein auf den vorhandenen Beleg an. Es spielt keine Rolle, wie weit das Hotel bzw. die Pension vom Wohnort oder Ihrem Firmensitz entfernt ist.
Hinweis:
Sofern Ihr Mitarbeiter auswärts übernachtet und ein Fahrtenbuch führt, weisen Sie ihn darauf hin, dass die Fahrt vom letzten Kunden zum Hotel unbedingt einzutragen ist. Wie lässt sich sonst die Übernachtung plausibel darlegen? Wird das Fahrtenbuch an dieser Stelle nicht sauber ausgefüllt und geführt, wird es vom Finanzamt mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit als nicht ordnungsgemäß verworfen.
4. Dies gilt für Reisenebenkosten
Alle Aufwendungen, die Ihrem Mitarbeiter im Zusammenhang mit seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, können Sie steuerfrei übernehmen und erstatten. Von dieser Grundregel gibt es aber 2 Ausnahmen:

- Verwarnungs-, Ordnungs- oder Bußgelder stellen keine Reisenebenkosten dar. Diese Aufwendungen dürfen Sie Ihren Mitarbeitern bei einer Auswärtstätigkeit nicht steuerfrei erstatten.

- Übernehmen Sie Teile der Vollkaskoversicherung für den privaten Pkw Ihres Mitarbeiters, handelt es sich um laufenden Arbeitslohn.