Bereits jetzt läuft in den Unternehmen die Personalplanung für 2016 auf
Hochtouren. Jeder Arbeitgeber hat mit jeder Neueinstellung eine ganze Menge zu
tun. Ob alles reibungslos abläuft, hängt auch davon ab, ob der neue Mitarbeiter
Ihnen alles liefert, was Sie brauchen. Orientieren Sie sich am besten an der
folgenden Checkliste – und schon sind Sie auf der sicheren Seite! Denn:
Soll ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden, benötigen Sie von ihm zahlreiche Unterlagen. Fordern Sie den Beschäftigten auf, Ihnen die Dokumente möglichst bereits vor Arbeitsantritt auszuhändigen.
Schnell-Check: Folgende Unterlagen brauchen Sie 2016 von neuen Beschäftigten vor/spätestens zu Beschäftigungsbeginn
1. Die Daten für den Abruf der ELStaM
Sie brauchen von jedem neuen Mitarbeiter (§ 39e Abs. 4 Satz 1 Einkommensteuergesetz (EStG)):
- den Tag der Geburt
- die steuerliche Identifikationsnummer und
- die Angabe, ob es sich um das Haupt- oder um ein
Nebenarbeitsverhältnishandelt
Den Nebenarbeitgebern steht nur ein Teil der
Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Abfrage und zum Abruf zur Verfügung (Steuerklasse
6, Religion und gegebenenfalls Aufteilung von Freibeträgen)
2. Der Sozialversicherungsausweis
Der Mitarbeiter muss Ihnen seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Diesem Dokument entnehmen Sie die Rentenversicherungsnummer, die Sie für die Anmeldung des Beschäftigten brauchen. Den Sozialversicherungsausweis legen Sie nicht in die Personalakte. Machen Sie sich eine Kopie, nehmen Sie diese zu den Lohnunterlagen, und geben Sie dem Beschäftigten den Sozialversicherungsausweis zurück.
3. Urlaubsberechnung: Sie benötigen eine Bescheinigung des früheren Arbeitgebers
§ 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verpflichtet den alten Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub zu erteilen. Die bereits im laufenden Jahr beim alten Arbeitgeber gewährten Ansprüche rechnen Sie auf die neuen Urlaubsansprüche des Mitarbeiters an.
4. Anmeldung bei der Einzugsstelle: Sie brauchen die Mitteilung der Krankenkasse
Ein neuer Mitarbeiter muss Ihnen eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse aushändigen. Damit können Sie ihn bei der zuständigen Kasse anmelden. Wenn der Mitarbeiter sein Wahlrecht nicht ausübt oder Ihnen nicht rechtzeitig eine Mitgliedsbescheinigung vorlegt, müssen Sie sich um die Festlegung der Krankenkasse kümmern. Sie sind dann verpflichtet, den Mitarbeiter bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war. Existiert eine solche Krankenkasse nicht oder lässt sie sich nicht ermitteln, wählen Sie eine aus.
2. Der Sozialversicherungsausweis
Der Mitarbeiter muss Ihnen seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Diesem Dokument entnehmen Sie die Rentenversicherungsnummer, die Sie für die Anmeldung des Beschäftigten brauchen. Den Sozialversicherungsausweis legen Sie nicht in die Personalakte. Machen Sie sich eine Kopie, nehmen Sie diese zu den Lohnunterlagen, und geben Sie dem Beschäftigten den Sozialversicherungsausweis zurück.
3. Urlaubsberechnung: Sie benötigen eine Bescheinigung des früheren Arbeitgebers
§ 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verpflichtet den alten Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub zu erteilen. Die bereits im laufenden Jahr beim alten Arbeitgeber gewährten Ansprüche rechnen Sie auf die neuen Urlaubsansprüche des Mitarbeiters an.
4. Anmeldung bei der Einzugsstelle: Sie brauchen die Mitteilung der Krankenkasse
Ein neuer Mitarbeiter muss Ihnen eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse aushändigen. Damit können Sie ihn bei der zuständigen Kasse anmelden. Wenn der Mitarbeiter sein Wahlrecht nicht ausübt oder Ihnen nicht rechtzeitig eine Mitgliedsbescheinigung vorlegt, müssen Sie sich um die Festlegung der Krankenkasse kümmern. Sie sind dann verpflichtet, den Mitarbeiter bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war. Existiert eine solche Krankenkasse nicht oder lässt sie sich nicht ermitteln, wählen Sie eine aus.
Sie haben noch keinen neuen Mitarbeiter gefunden, benötigen aber dringend Jemanden? Rufen Sie mich an, ich helfe gern weiter. 02365-9740897
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