Erledigen Sie Ihre Buchführung mit einem der üblichen
Buchhaltungs- und Steuerprogramme? Was sich nur wenige klarmachen: Im Fall
einer steuerlichen Betriebsprüfung müssen Sie den Beamten vom Finanzamt die
gespeicherten Buchungsdaten zusammen mit dem Programm zur Verfügung stellen.
Ordner und Ausdruck allein genügen nicht. Der Prüfer kann entscheiden, wie
genau Sie ihm die elektronischen Daten zur Verfügung stellen müssen. Es gibt 2
Möglichkeiten:
- Direkter Zugriff: Der Prüfer setzt sich an Ihren PC,
auf dem die Buchhaltungsdaten gespeichert sind
- Indirekter Zugriff: Sie oder Ihre Mitarbeiter werten
die Zahlen Ihrer Buchhaltung nach Vorgaben des Prüfers aus und stellen ihm die
Ergebnisse zur Verfügung
Welche Variante der Prüfer wählt, bleibt ihm allein überlassen. Sie dürfen also nicht mitbestimmen, welche Methode gewählt wird.
Bei kleineren Unternehmen wird der Prüfer häufig die erste Variante wählen und sich an Ihren PC setzen, der Ihre Buchhaltungsdaten enthält. Und das nicht ohne Hintergedanken:
Sitzt er einmal an Ihrem PC, darf er sich ohne Nachfrage alle Daten anschauen, die sich auf diesem PC befinden: gespeicherte Briefe und E-Mails anschauen … Alles, was er dabei findet, kann er für seine Prüfungszwecke nutzen.
Tipp: Beantragen Sie, die Prüfung nicht in Ihren Räumen stattfinden zu lassen. So kann der Prüfer gar nicht an Ihrem PC arbeiten und „zufällig“ auf für ihn interessante Daten stoßen.
Sorgen Sie jedoch mit dem folgenden Tipp für den Fall vor, dass der Prüfer auf jeden Fall in Ihren Räumen arbeiten will:
Tipp: Verwenden Sie für die Betriebsprüfung einen gesonderten PC, der allein Ihre Buchhaltungsdaten und andere Daten enthält, die aus Ihrer Sicht steuerlich relevant sind, um den Prüfer nicht auf falsche Spuren zu lenken.
Will der Prüfer mehr sehen, darf er sich nicht einfach an einen anderen PC setzen, nur weil er dort interessante Informationen vermutet. Er muss Sie darum bitten, Ihnen die gewünschten Daten oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
Die Frage ist: Welche Daten sollten Sie von sich aus dem Prüfer zugänglich machen? Neben den Buchungsdaten kommen als Daten mit steuerlicher Relevanz z. B. in Frage: Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr zur Zahlungen etc. – kurz: die Dateien, mit denen die Zahlen aus der Buchhaltung verständlich und nachvollziehbar werden.
Sitzt der Prüfer an Ihrem PC oder wertet er die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten mit seiner eigenen Prüfsoftware aus, kann er Ihre Daten in Sekundenschnelle auf Fehler und Unstimmigkeiten untersuchen.
Welche Variante der Prüfer wählt, bleibt ihm allein überlassen. Sie dürfen also nicht mitbestimmen, welche Methode gewählt wird.
Bei kleineren Unternehmen wird der Prüfer häufig die erste Variante wählen und sich an Ihren PC setzen, der Ihre Buchhaltungsdaten enthält. Und das nicht ohne Hintergedanken:
Sitzt er einmal an Ihrem PC, darf er sich ohne Nachfrage alle Daten anschauen, die sich auf diesem PC befinden: gespeicherte Briefe und E-Mails anschauen … Alles, was er dabei findet, kann er für seine Prüfungszwecke nutzen.
Tipp: Beantragen Sie, die Prüfung nicht in Ihren Räumen stattfinden zu lassen. So kann der Prüfer gar nicht an Ihrem PC arbeiten und „zufällig“ auf für ihn interessante Daten stoßen.
Sorgen Sie jedoch mit dem folgenden Tipp für den Fall vor, dass der Prüfer auf jeden Fall in Ihren Räumen arbeiten will:
Tipp: Verwenden Sie für die Betriebsprüfung einen gesonderten PC, der allein Ihre Buchhaltungsdaten und andere Daten enthält, die aus Ihrer Sicht steuerlich relevant sind, um den Prüfer nicht auf falsche Spuren zu lenken.
Will der Prüfer mehr sehen, darf er sich nicht einfach an einen anderen PC setzen, nur weil er dort interessante Informationen vermutet. Er muss Sie darum bitten, Ihnen die gewünschten Daten oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
Die Frage ist: Welche Daten sollten Sie von sich aus dem Prüfer zugänglich machen? Neben den Buchungsdaten kommen als Daten mit steuerlicher Relevanz z. B. in Frage: Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr zur Zahlungen etc. – kurz: die Dateien, mit denen die Zahlen aus der Buchhaltung verständlich und nachvollziehbar werden.
Sitzt der Prüfer an Ihrem PC oder wertet er die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten mit seiner eigenen Prüfsoftware aus, kann er Ihre Daten in Sekundenschnelle auf Fehler und Unstimmigkeiten untersuchen.
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