Jeder kennt das: Nach dem Urlaub hat man stundenlang damit zu tun, die aufgelaufen E-Mails zu bearbeiten. Am liebsten würde man ja alle Mails gleich löschen, aber darf man das überhaupt? Klar private Mails kann man sicher löschen, aber wie ist es mit geschäftlichen Mails oder sogar Aufträgen, die eigentlich an die Firma gehen?
Neulich sorgte ein Berliner Stadtrat für Aufsehen, weil sein Abwesenheitsassistent den Hinweis "Ihre E-Mail wird ungelesen gelöscht" enthielt. Doch im Alleingang darf man so etwas nicht entscheiden. Gibt es keine entsprechenden Vertretungsregeln im Unternehmen, müssten tatsächlich alle E-Mails abgearbeitet werden.
Dabei gibt es in zwischen große Firmen, die sich explizit mit dem Thema beschäftigen. Die Daimler AG hat für seine Mitarbeiter Abwesenheitsregeln aufgestellt, die die den E-mailverkehr während des Urlaubs auf andere Mitarbeiter ausdehnt, damit kein Auftrag verloren geht. Gleichzeitig wird den Absendern der E-Mails die Weiterleitung an die Vertreter mit geteilt, damit hier keine Missverständnisse entstehen.
Doch ein Selbstläufer ist dieser Prozess noch nicht. Bislang gab es lediglich zwei Pilotprojekte im Zeitraum der Oster- und der Pfingstferien, an denen verschiedene Bereiche der Daimler AG teilgenommen haben. "Wir sind aktuell dabei, aus dem Feedback der Pilot-Projekte Optimierungspotentiale abzuleiten. So kann der weiterentwickelte Abwesenheitsagent dann im nächsten Schritt von einem größeren Kreis unserer Mitarbeiter genutzt werden", sagte eine Unternehmenssprecherin.
Als "radikale Maßnahme" bezeichnet Anitra Eggler das automatische Löschen von E-Mails. Die Autorin und Rednerin hat unter anderem das Buch E-Mail macht dumm, krank und arm verfasst und bezeichnet sich selbst als Digital-Therapeutin. "Das ist eine radikale Maßnahme, die unserem radikalen Fehlverhalten – nie mehr abzuschalten, ständig irgendwie zu arbeiten, auch im Urlaub, aber nicht richtig – Rechnung trägt", sagt sie über das automatische Löschen.
Eggler hält das Löschen der Mails nur in der internen Kommunikation für umsetzbar. In der externen Kommunikation, insbesondere wenn Vertrieb- und Kundenkommunikation involviert sind, gehe das nicht. Für die interne Kommunikation kann Eggler dem Löschen Positives abgewinnen: "Dieses Löschen verhindert die Mails, die in der internen Kommunikation geschrieben werden, weil der Absender gerade mal zu faul ist, sein eigenes Hirn anzuschalten oder selbst zu recherchieren", sagt sie. So lassen sich Mails verhindern, in denen nach dem Ablageort einer bestimmten Unterlage gefragt wird.
Abwesenheitsnotiz für das automatische Löschen von E-MailsWichtig sei, dem Empfänger den Löschvorgang in einer Abwesenheitsnotiz genau zu erläutern, Eggler nennt ein Beispiel: "Ich bin im Urlaub und schalte komplett ab bis zum Tag X. Damit ich am Tag Y meiner Wiederkehr nicht von einem E-Mail-Tsunami aus der Erholung katapultiert werde, wird Ihre E-Mail gelöscht. Sollte Ihr Anliegen am Tag Y noch relevant sein, melden Sie sich bitte erneut. Bevor Sie sich jetzt ärgern und Ihrer Gesundheit schaden: Sollte es sich bei Ihrem Anliegen um einen drohenden Weltuntergang handeln oder um unerwartet großen Geldsegen freut sich Kollege XY mit Ihnen per E-Mail die Welt zu retten. Sie erreichen ihn unter XY und Z." Sie für sich würde das so formulieren, aber das müsse man sich trauen und im Konzernkontext trauen dürfen, so Eggler. Angestellte sollten darauf achten, dass die Abwesenheitsnotiz zum Unternehmen passt.
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